How to File for Late Registration of Birth Certificate at the Manila City Hall Part 1 of 16

Manila City Hall_1

If you are a resident of the city of Manila, you will find yourself transacting at one of the most historical city halls in our country at least once.  The iconic building is located at the corners of Taft Avenue, Padre Burgos Avenue, and Villegas Street in Ermita.  It may look old to some but it is eternally buzzing with activities and never without people coming and going, filing documents or retrieving records for various purposes.

People born in the city of Manila will always find a reason to visit the city hall.  To help you with your civil registry transactions, we are releasing this blog series on transaction procedures and lists of requirements, as published in their website.

Read and share!

Late Registration of Birth Certificate:

List of Requirements:

(a). Latest Certificate of No Record from the PSA (formerly NSO) and LCR of Manila.

(b). Endorsement from the Hospital and Affidavit stating reason of delay, if born in a hospital.

(c). Affidavit from the Midwife and Hilot stating reason of delay and Midwife License, if attended by Midwife and Hilot.  (Item no. 2 is no longer required if the hospital has since closed down and the Midwife or Hilot is deceased and unknown).

Note: Submit a Pre-Natal Record of the mother if 40 years old and above at the time of conception of the child regardless of the birth order.

(d). PSA Marriage Certificate of Parents.

If no record was issued, submit Birth Certificate of brothers and sisters with date and place of marriage of parents or Birth Certificate of older brothers and sisters.

If not married, submit an Affidavit to Use the Father’s Surname (AUSF) pursuant to RA 9255 and also to accomplish the Affidavit of Acknowledgment/Paternity at the back of the COLB (For Children born after August 1988).

Father to sign at the back portion of the Certificate of Live Birth for Admission of Paternity and Acknowledgment (For children born after August 1988).

If Father is deceased, submit documents such as Insurance, ITR (Income Tax Return) and other records that will prove the filiaton of the child or documents showing that the father has acknowledged the child.


Submit original copy of ANY TWO (2) of the following documents with the date and place of birth

(a). Baptismal Certificate

(b). School Records showing full name as registered in the school, date, and place of birth, name of parents (either Elementary or High School).

(c). Transcript of Records with date and place of birth.

(d). Voter’s Affidavit

(e). Employment Records (SSS / GSIS), if employed.

(f). ITR (Income Tax Return), if employed.

(g). Pre-Natal Record (for minor children)

(h). Other documents the office may consider relevant and necessary for the approval of the application (Philhealth, Service Record, Personal Data Sheet, Medical Record, Certificate from OSCA, etc.)


(a). Do not submit “Fake Documents” to avoid penalty.  All supporting documents are subject for Verification.

(b). All Birth Certificate and Marriage Contract for submission must be CERTIFIED COPIES from the PSA.

(c). If Birth Certificate is prepared by Midwife, Hilot, and Hospital, please avoid erasures.  Birth Certificate with erasures shall be returned for re-typing.

(d). Please complete all the needed requirements before submission.

(e). Ten (10) days posting period.  Will commence on the day when the requirements were submitted.


If born in a hospital:

0-6 months – Php 115.00

6 months to less than 1 year old – Php 140.00

More than 1 year old – Php 190.00

If born through a Midwife/Hilot, or born in a hospital but hospital is already closed:

Php 290.00

If with AUSF, additional Php 30.00

The Manila City Hall does not receive applications and follow-ups every Friday.




Published by MasterCitizen

I collect citizen facts and the usual stuff that might be important for a Pinoy's everyday life....Subscribe to get updates, opinions, and news.

99 thoughts on “How to File for Late Registration of Birth Certificate at the Manila City Hall Part 1 of 16

  1. Ma’am Pano Po un Ang gamit ko na place of birth eh manila tapos ala Naman Pala akong record sa manila at negative sa PSA ala Po Ako bcert Ano Po need ko Gawin at Pano Ako mag file ng late registration patay na papa ko po

  2. what if Im 26 years old na ko ngayon pero lalakarin ko palang yung late register ko ? bale no name ako what should i do ??? how much yun? and same req naman dba ?

    1. Hi Heidi,

      Kailangan gawin mo ito sa munisipyo ng bayan kung saan ka pinanganak. Kung hindi naman (dahil malayo na ang tinitirhan mong lugar ngayon sa birthplace mo), pwedeng out of town late registration ang gawin mo.

      Please read the article on how to file for late registration.


  3. Meron na po kaming PSA proof na wala talagang inissue na Birth certificate sa kanya bale po both of her parents ay patay na wala din po silang Birth certificate.May nakuha kaming Cards and form 137 niya nung nagaaral siya sa probinsya meron DOB pero walang xerox copy ng Birthcertificate. Hindi po employed yung mama ko kaya wala siyang ITR or sss or any government proof. Kaya ko po sana siya ipa late register dahil wala siyang SSS at philhealth 54yrs old na siya. Salamat

  4. ask ko lang po pano po kung yung Mama ko bininyagan sa Manila pero pinanganak sa aklan pero wala siyang birthcertificate kasi illiterate yung parents niya? Gusto ko sana siya ipa late refister dahil 54 na siya gusto ko na siya magkaroon ng sss at philhealth. pls help ano dapat gawin

    1. Hi Mennierose,

      Pwede naman kayong magpa late register sa lugar kung saan kayo nakatira na ngayon. Out of town late registration ang tawag dun. Pumunta kayo sa munisipyo ng lugar kung saan kayo nakatira na ngayon at dun kayo mag apply.


  5. hi po ma’am/sir
    pano po yung nanay ko di rin nakaregister sa NSO tpos patay na naghilot sa nanay nung pinanganak nanay ko isabela pa kasi yun, nandto na kasi kami sa rizal. babalik pa ba sya nag isabela para don mapalate register?

    1. Hi Jemelyn,

      Ideally, sa birthplace dapat magpa late register ang isang tao. Pero kung masyado nang malayo ang lugar na tinitirhan niya ngayon sa kanyang birthplace, pwede na din ang out of town late registration.


  6. hello po mam/sir..tanong lng po pano po magpalate register? kasi nagtry po ako sa NSO negative po ung name ko,ibig sabihin wala akong pangalan na nakarehistro..d din po kasal magulang ko,pero kinikilala nmn po akong anak ng tatay ko..pano po un?manila po ko pinanganak, pero matagal na po kmi naninirahan sa cavite,pwede po kaya sa cavite ako magpalate registered?

    1. Hi Zaada,

      Sure ka ba na hindi ka na-register ng mga magulang mo before? Ang ‘negative’ report from the PSA does not automatically mean na hindi ka registered.

      Pag nagpa late registration ka kasi agad, without checking first sa LCR kung talagang wala kang birth certificate sa kanila, baka mas lalo kang magka problema.

      Check with the LCR of your birth place first kung talagang wala kang record sa kanila.


      1. yes po mam/sir..natry ko na po..wala po..pero try ko po ulit..kapag wala po tlg..ano po pwede ko na gawin?salamat po..

  7. Hi MasterCitizen,

    This is Guian Carlo, I’m born at Libya, both of my parents are filipino, and I lived there for 6 years then by 2001 lumipad na kami dito sa Philippines. The thing is hindi nila ako naregister sa NSO (which is now PSA), the only birth certificate I’m holding right now is my original BC from Libya. Can I present my BC from Libya to PSA here in pampanga or should I go to the main PSA?
    I hope you can enlighten me with my problem.
    Thank you 🙂

    1. Hi Guian,

      HIndi ka din ba na-report ng parents mo sa Philippine Embassy sa Libya nung ipinanganak ka?

      Kasi kung na-report nila sa Philippine Embassy ang birth mo, chances are meron kang NSO birth certificate dito sa Philippines. YOu just have to request for a copy from the NSO (now PSA),

      Pero kung hindi nila na-report ang birth mo, kailangan mong makipag coordinate sa DFA Aseana para magkaron ka ng birth records dito sa Philippines.

      Hindi mo na kailangan ng appointment sa DFA. You can simply visit the DFA Aseana office anytime. Bring your Libyan BC.


    2. Tanong ko Lang po paano po ba Kung hindi nregister ang Bata mula nung pinanganakn 63 n po ung nanay ko siya po ang hindi nregister ng nanay Jia.. Sa Manila po siya pinanganakn. Tapos a dito n po siya sa cabanatuan nakatira 25 years n po. Salamat po

      1. Pwede niyo pa po siyang ipa register sa munisipyo ng Cabanatuan. Out of town late registration po ang mangyayari. Mag inquire po kayo ng LCR sa Cabanatuan kung ano ang mga requirements at kung magkano ang babayaran.

  8. Paano po patay na po ung hilot na nagpaanak sa mama ko, wala na po nanay ko, pero andyan ung father ko kaso bed ridden ano pong gagawin ko para magkaroon ng Birth certificate. Pls help po. Thank you

    1. Hi Jas,

      Kung hindi na maaaring pumirma ang mga magulang sa delayed registration of birth, pwede kayong mag inquire sa LCR sa munisipyo kung saan kayo pinanganak, kung sino sino ang pwedeng mag substitute sa inyong mga magulang.


    1. Hi Chin,

      Nanghingi po ba kayo ng resibo? Dapat nabigyan kayo ng resibo ng gobyerno para makasiguro kayong valid ang mga fees na pinabayaran.

      Medyo mataas po ang P1,600 pero kung naresibuhan po yan ng gobyerno, valid po yan.


  9. Sir/mam..wat if po hindi nman kme kasal ng asawa ko..anu anu po pwde kong dalhin n requirments..5 years old n po anak ko kso hindi po pla sya narehistro nung nagpa.anak sken…hilot lang po ako nanganak..

  10. Hello po.. ask ko lang totoo po ba na kapag late registered ang birthcertificate tpos first time po mag rerequest ng PSA copy dpat daw po sa mismong main office ng PSA pupunta / kukuha. ??? hindi po ba pwedeng online na lang po ang pagkuha kpag first time..??
    and… paano ko po malalaman kung may finality na ung sa munisipyo..? un po bang binigyan ako ng certified true photocopy ng birthcertificate, un na po ba ung finality.?? salamat po..

    1. Hi Joy,

      Para sa first corrected copies or first copy of a late registered birth certificate, kailangan talaga sa central office ng PSA kunin. Ang succeeding copies na lang ang pwedeng i-request online.

  11. mam pano po pag wla marriage contract parents ko ano po nid ko wla po ako register sa cituhall 28 years old n po ako

  12. Magandang gabi , mam/sir 25years old na po ako wala ako birtcertifcate po , patay na tataay ko nanay ko nma iniwan kami ..ngaun po kasal namn po sila pero di ko alam amiddle initials ng nanay ko .. sabi sa nso . Negative result daw po ako .. tas nag suggest sila na kailan ko umuwe probinsya para dun mag paregister .. pero wala pa po badjet . Pwede po kaya ako mag pa late registration dto sa baguio city ..

  13. hello po. asks k lang kasi ipate register namin ang baby ko this july. kasi uuwi ung daddy nya, hindi pa kami ksal. balak kasi naming pabinyagan nadin si baby. moprocess po kaya agad ung late registration ni baby kasi 20 days lang po ang daddy nya dto. kasi db pp req sa binyag ung birth cert ni baby. salamat po

    1. Hi Angelica,

      HIndi matatapos ang late registration within 20 days. Pwede mo naman ipa late register kahit wala ang tatay, kaso ang gagamitin pa din is yung last name mo. Dahil wala yung tatay para mag acknowledge.


  14. am single wat should..wen i gave birth to my daughter. .i didn’t submit the form i should answer…i didn’t return to hosp. to pass the form..My daughter turning 4yrs. old dis year..
    wat is the first step i should do..
    comment pls..
    my daughter want to go iskul.but
    she doesn’t have live birth
    her father don’t her as his daugther

    am a single mom

    1. So your problem is your daughter has no record of live birth in the LCR and PSA. You may file for a late registration of birth in the LCR. The surname that she will use will be your maiden name as she is not recognize by her father.

  15. Ano po mga kailangan na requirements pag nilakad po ang late register ng certificate single mom po ako..tanong ko din po pwde po yung saakin lang ang gagamitin na apelyido ng anak ko?? Dipo kmi kasal ng tatay ng anak ko.single mom po ako
    At magkano po ang aabutin sa bayaran mag 3yrs old na po anak ko? Salamat po sa.sagot godbless po.

    1. Hi Lenlen,

      Pumunta ka sa munisipyo ng lugar kung saan ipinanganak ang anak mo at mag advise ka na gusto mong ipa-late register ang anak mo. Bibigyan ka ng form; ilalagay mo dun ang dahilan kung bakit late mo na ipaparegister ang anak mo.

      Since single parent ka, isusunod sa apelido mo ang apelido ng anak mo.


  16. Ask ko lang po pinanganak po ang anak ko sa fabella hospital nakakuha po kme nang triplicate copy nang birthcertificate nya galing sa munisipyo pero nung kukuha po kme nang nso lumabas po no record xa pano po gagawin nmin?? late registration po ba xa??

  17. Ask ko lng po magkanu byad ng pachange name?kc un anak ko gusto ko po sanang plitan un apilyedo nya kc nkapilyedo sa biological father nya at ndi nmn po kmi kasal at tagal ng wlng suporta un bata sa ama nya po..tnx

  18. hello po gud eve itatanung kulang po kc ung anak ku po is 3 yrsold and turning 4 yrs old this coming march 3 2018 and then wala po syang record sa nso na birth certificate binigyan lang kme ng nso ng negative result. if incase na,magfile kme ng late registration mga magkano po ba ang babayaran at anu po ang requirements para marehistro nmin ung birth certificate nya ?thanks in advance

    1. Ang filing nya is Php 250 lang pero yung mga requirements nyan ang marami. Mas maganda na pumunta na kayo sa munisipyo dala yan negative na yan para kumpleto ang madala ninyo agad.

  19. Good afternoon po. Pano po makakuha ang mother ko po wala po kc syang birth certificate or nso. How much po ang babayaran from born to her age right now?

  20. hello po
    nagaaccept po ba ang city of caloocan ng out of town late registration?
    no registration sa NSO/PSA
    child born in Tacloban city
    but residing in Caloocan City for more than 20years na.
    What papers do i need to secure for me to able to file here in Caloocan?

  21. Paano po Ang father ko po 58 n sya Wala po syang birth certificate patay n din po Ang mga parents po nya wala din po syang record s province nila..maari po bang malaman Ang mga requirements na kakailnganin..SA hilot Lang po sya SA province nila pinangank..maraming salamat po SA sasagot..

  22. hello po.. ask ku lang po kung magkano po babayaran ku kung magpa late register po aku ulit sa City hall.. para po maasikaso ku na po agad at para din po wala ng problema about sa NSO ku..

  23. itatanong ko lang po kasi live in pa lang kami tapos yung anak namin 2 yrs old lalakarin po namin late registration of birth nya ano po mga kilangan na documents at magkano kaya magagastos ? sa pasig namin sya pinanganak.

      1. Hello po MasterCitizen,

        Nakapagpa late register na po ako ng birth certificate ko 🙂 Pinayagan ako na gamitin surname ng tatay ko. Nagpasa lang ako ng form 138 (high school card) ko na may pirma ng tatay ko.

        P380 po binayaran ko sa Manila City Hall.

        Ilang months po kaya bago ako magkarecord sa PSA?


  24. Mam yung NSO copy po ng birth certificate ko walang Birth place. wala pong designated city kung saan qako pinanganak yung name lang po ng hospital yung nandon.pero sa LCR ko po meron po akong birth certificate. paano po kaya i process yun. di po kasi ako makakuha ng passport dahil dun. sa work ko po kasi ngayon required po na may passport. para po sa mga seminar na out of the country.kailangan pong umattend pero hindi po ako maka attend dahil nga sa hindi ako makakuha ng passport.

    1. Hi Krizalyn,

      Pwede kang mag request sa LCR ng supplemental copy tapos bibigyan ka ng endorsement copy. Pero kailangan mo pa ring hintayin yung PSA copy ng birth certificate mo. Around 4 months bago ito ma-release.


      1. May bayad po ba ang pagkuha ng supplemental copy sa LCR. Magkano naman po.and ilang araw po ang process..may requirements po ba na dapat ipasa para makakuha ng supplemental copy.thank you

  25. good after po.. my itatanung lang po aku about sa NSO ku.. ku.uha po kasi aku ng NSO ku dito sa PANGASINAN CITY pag ka kuha ku po dipo nakalagay pangalan ku piro yung apilido ku nandun po naka lagay.. bakit po ganun..

    bakit po karamihan ng nakalagay sa NSO ku di po magka salungat sa live birth ku.. .. nu po ba dapat gawin?

    1. Hi Ruth,

      ANo ang nakalagay na pangalan mo? Wrong spelling ba, ibang pangalan ba, o blanko lang?

      Ano pa ang ibang detalye sa birth certificate mo na hindi tugma sa live birth mo?

      May kopya ka ba ng live birthmo mula sa munisipyo ng bayan kung saan ka ipinanganak? Pwede kang pumunta sa LCR kung saan ka nakarehistro at irequest mo na ma-endorse ang kopya ng live birth mo sa PSA (dating NSO).


      1. apilyedo at middle name lang po naka lagay pero yung Name ku po wala..
        at nakalagay po sa livebirth ku midwife po at sa bahay po aku ipinanganak..
        pero dun nmn po sa NSO na kinuha ku pinanganak po aku sa Tacloban Medical hospital.. nu po dapat gawin

      2. Hi Ruth. So may record ka sa PSA? Kapag ganyag may record ka hinid late registration ang dapat na gawin sa dokumento mo. Sa case mo na walang first name ang dapat gawin ay supplemental report gagawin mo ito sa munisipyo kung saan naka register yung document na yan. Sa Tacloban kamo yung plave of birth mo doon mo ito aayusin.

  26. 23 yrs old na ko 16 years late register ako kaya nung nag apply ako pa japan di nila ko tinanggap kasi late reg. daw., mapapa ayus ko pa ba yun?? at mag kano magagastos ko??

  27. Pede po magtanong ..ganito kase yun yong anak ko 4 na taon province ko kase cya pinanganak since 2013 pagkatapos 3 yrs napo kami dito sa taguig .ngayun LNG nmin maasekaso yung birth nya kase noong 2016 pa kami kinasal …ang tanong kolang po kung pede po ba marehistro ang bata dito sa taguig kahit. Na NASA province ko cya pinanganak hilot ko kase cya pinanganak …among requirements ang kailangan

  28. ..”ask ko lang bakit ala sumagot sa office ng local registry inform ko lang sana status ng birth certificate na pina ayos ko

      1. gudpm magkano po ba magpalate registration and ano po va voters affidavit need pb un kahit botante na ako and my id ng voters ?

  29. goodpm po,pano po qng yung firstname nya nagamit iba sa nsa nso nya?anthony gamit nya sa lhat ng credentials at late nya na po nlman na nero pala ang nsa bcert nya.ano po dpat gawin nmin..tnx po

  30. Sir/Maam,
    Pwede po bang live in partner ang magasikaso ng late registration of birth? Paano din po kung baptismal certificate lang po ang nagiisang document ng registrant. Hindi din po nakapagaral therefore wala pong record sa school. Hindi din po kasal ang kanyang mga magulang. Ano po kayang pwedeng ipalit sa mga requirement na iyon? Same process din po ba sa Caloocan City po.

      1. Yes meron. Ask mo na din kung pwedeng sila na din ang makipag coordinate sa LCR office kung saan dapat na birthplace nung tao na dapat i late registered.

      2. Ah ok po. Slamat. Sure naman po un na mkka register po sya pag nag apply po ng out of town late registration.

  31. Ano pong gagawin kung yung middle name ng mama ko po sa pagka dalaga ay naging apelyedo ko po, diba po dapat apelyido nya nong pagkadalaga un dapat? Parang baliktad po dapat Carol Mahinay Ramirez eh ung nakalagay po sa NSO birth certificate ang nakalagay ay Carol Ramirez Mahinay?

      1. Pano po kung tapos na po ang correction tas may binigay po silang number sakin, ano po ung gagawin ko sa number na to po?

  32. sir paano po kung walang record ng marriage certificate ang mga magulang sapagkat nagpa kasal naman sila nung january 18 1992 pero naka lagay sa birth certicate ko kasal sila nung date na yun,pinuntahan na po kasi namin sa legaspi nso wala daw records sila pati copy dapat ng magulang ko wala din..ano po dapat gawin namin requirements kasi namin sa afp ang marriage certificate ng parents ko.need to po sana advice nyo..salamat po..

  33. Paano kung sobrang tagal na tulad kong 60 years old na, nabuhay ng walang birth certificate, born out of wedlock, parehas parents ko patay na, maski doon sa probinsyang akoy ipinanganak negative din, wala akong record of birth sa LCR…

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in: Logo

You are commenting using your account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: