Passport Application Process: Applicant’s Name on Birth Certificate does not Match Names on IDs


A passport applicant was denied because her name on her birth certificate did not match any of the IDs and clearances she presented to the DFA.  Why is this so?

Janine’s parents’ marriage was annulled shortly after she turned one year old.  After the annulment, her mother immediately reverted to using her maiden last name.  Since the mother had sole custody of Janine, she decided to drop the father’s last name and had Janine use her maiden name in all of her records instead.

Now, at 34 years old, Janine applied for her passport (for the first time) and was shocked when she was told her application was denied.  According to the DFA, the name on her birth certificate and the names on the rest of her documents and IDs do not match.  And because of this, she needs to have her birth certificate amended first before her application could be entertained.

Janine was willing to just use her name as it appears on her birth certificate but they explained to her that this could not be done.  The DFA verifies a person’s identity against all of the documents and IDs required of an applicant and since her names do not match, they could not issue her a passport.

What are the requirements when applying for a passport for the first time?

  1. Personal appearance of applicant.
  2. Confirmed appointment
  3. Duly accomplished application form (may be downloaded from the DFA website).
  4. Birth Certificate in PSA Security Paper (SECPA) or Certified True Copy of Birth Certificate issued by the Local Civil Registrar (LCR) and duly authenticated by the PSA.
  5. Valid picture IDs and supporting documents to prove identity such as:
    • Government-issued picture IDs:
      • Digitized SSS ID
      • Driver’s License
      • GSIS E-card
      • PRC ID
      • IBP ID
      • OWWA ID
      • Digitized BIR ID
      • Senior Citizen’s ID
      • Unified Multi-purpose ID
      • Voter’s ID
      • Old College ID
      • Alumni ID
      • Old Employment IDs
    • And at least two of the following:
      • PSA Marriage Contract
      • Land Title
      • Seaman’s Book
      • Elementary or High School Form 137 or Transcript of Records with readable dry seal.
      • Government Service Record
      • NBI Clearance
      • Police Clearance
      • Barangay Clearance
      • Digitized Postal ID
      • Readable SSS-E1 Form or Microfilmed Copy of SSS E1 Form
      • Voter’s Certification, List of Voters and Voter’s Registration Record
      • School Yearbook

Janine presented her PSA Birth Certificate, her college IDs, her company ID, and her Voter’s ID.  Of the four, only her birth certificate shows her last name as that of her father’s while the rest were all her mother’s maiden last name.

She was advised to proceed to the Local Civil Registry where her birth was registered and inquire about the processes involved in changing her surname (as a result of the nullification of her parents’ marriage).  Once her birth certificate has been duly annotated with the necessary changes (on her last name), she may apply for her passport once again.


Chips And Nibblers (1)

Closet Queen



Published by MasterCitizen

I collect citizen facts and the usual stuff that might be important for a Pinoy's everyday life....Subscribe to get updates, opinions, and news.

72 thoughts on “Passport Application Process: Applicant’s Name on Birth Certificate does not Match Names on IDs

  1. Hi, pwde pong pa help. Ok lang ba na firstname, middle initial and surname lang ang nakalagay sa maiden’s name ng mother ko sa passport application? kahit hindi middle initial lang hindi buo ung middle? Sinunod ko lng yung sa PSA ko initial lng kasi nakalagay sa middle nya hindu buo, worried kc ako bka magkaprobs sa appearance. sana my makasagot thanks po.

    1. Ilagay niyo na lang ang buong middle name ng mother niyo. Best if you can also show a copy of your mother’s birth certificate as proof. Also, when filling out forms, hindi tatanggapin ng system kung initial lang ang nakalagay sa middle name field.

  2. Good Day po.

    Ask ko lang po, Illegitimate child in my BC with acknowledgement. In my BC, I follow my mom’s maiden surname, not married with my father. But on all of my academics files and other documents I used my father’s surname with middle name from my mother. Ano po kaya need na papers and correction if I want to work abroad?

  3. Paano po kung ung gnmit n email address eh sa iba.. Tapos lumabas sa form eh ung name sa email pwede bang papalitan un bago ang appointment.. Bayad na kasi sa sa 7/eleven

  4. Hi master tanong ko lang po kung paano ang gagawin ko? Yung birth certificate ko po kasi may mali sa middle ibis na anasco anasca ang naka lagay paano po kaya ang gagawin ko need ko na po kasing kumuha ng passport,, totoo din po bang pedeng gamitin ang affidavit of discrepancy???

    1. Hi Adrian,

      Misspelled Middle Name:

      1. File a Petition for Correction of Clerical Error under the provisions of Republic Act 9048.

      2. You may file this at the Local Civil Registry (LCR) office of the city or municipality where the birth was registered (birthplace of the owner of the certificate).

      3. If the petitioner is already residing in a different place (within the Philippines), he may file the petition at the LCR of the city or municipality of her current address.

      4. If the petitioner was born abroad, he may file the petition at the Philippine Consulate where his birth was reported.

      Hope this helps.


      1. Ask ko lang po. What it ung spelling po nang nane ng mother no is mali sa spelling niya sa birth cert niya? Ano po dapat gawin? Susundin pa ein po ba ung sa PSA mo or ung sa spelling na nandun sa PSA ng parent mo? Baka po kasi magkaproblema pagdating ko sa appointment ko po. Thank you!

  5. Hi master tanong ko lang po kung paano ang gagawin ko? Yung birth certificate ko po kasi may mali sa middle ibis na anasco anasca ang naka lagay paano po kaya ang gagawin ko need ko na po kasing kumuha ng passport,, totoo din po bang pedeng gamitin ang affidavit of discrepancy???

  6. Hello sir,

    Okay lang po ba if magpa-issue ng Affidavit of Discrepancy yung nanay ko once na mag-apply kami ng passport nya. Mali po kasi nakalagay sa marriage certificate nya, instead of 1974, 1973 po yung nakalagay sa MC nya. Sa mga IDs nya, yung 1974 ang sinusinod which is yung nakalagay sa BC nya.

    1. Hi Jacq,

      Normally, ang hinihingi ng DFA ay yung corrected copy na ng birth or marriage certificate.

      You can try showing them na ongoing na ang correction (so dapat nakapag file na kayo ng affidavit or petition before kayong mag appear sa DFA), and ask the consul to make a consideration.


  7. Hi Sir Marter,

    Tanung lng po regarding application ng passport ng nanay ko,Voters certificate lang kasi ang valid id nya. Kaya lang pag dating dfa nagka meron sya ng problema kasi yung middle name nya is Penergayo instead of Panergayo. E aaccept pa po kaya nila if yung Affidavit of discrepancy lng ang e provide nya?


  8. Pwede bang makakuha passport kahit ung middle initial ko mali ? Kahit yun na lang ang sundin ko sa lahat ng documents ko at passport ko ??

    1. Hi Carlo,

      Normally, ang sinusunod ng DFA ay kung ano ang nakasulat sa birth certificate mo.

      Kailangan lang na lahat ng IDs na ipapakita mo sa DFA ay “mali” din ang middle initial mo. Kasi kung mag kaiba ang nakasulat sa mga ID mo at nakasulat sa BC mo, dun ka magkaka problema sa DFA.


  9. Hello.

    Last Nov 2 2017 nag apply po ako sa DFA Legazpi then hindi na approve application ko kasi yung NSO ko pala may mali, yung middle name ko middle initial lang nakalagay. SO kelangan maayos yung papers ko and dapat nakalagay daw yung maiden name ng mother ko sa middle name ko. So naayos naman na ngayon yung papers ko. My concern is kelangan ko pa po bang mag appointment ulit sa DFA for passport application? Kasi naka schedule na ako on May 21 pero may company requires it before April kasi mag aattend ako ng training sa ibang bansa. Thank you.

    1. Hi Joyce,

      Subukan mong mag inquire sa DFA branch kung saan ka unang na-accommodate kung pwedeng i-submit mo na lang ung mga documents mo as continuation nung una mong application. Tell them na kailangan mong makapag travel ng april.

      Bring sufficient proof na April ka required makaalis ng company ninyo.

      Try lang yan, no assurance.


  10. Hi po ulit..pwede po ba yung affidavit of discrepancy gamitin if my mali po na spelling sa name ko sa BC at sa mga records at id ko sir? Need ko po na kasi kumuha ng passport kasi po my employer na po ako sa abroad..salamat po

  11. Ellow po…ask lang po ako.solo parent po ako at my solo parent id po ako..kukuha po sana ako ng passport..kelangan po ba tlaga dalhin yung mga minor ko na anak? 4 po ksi sila na minor. Di po ba pwede na birth cert.lang nla?

    1. Hi Monserrat,

      Ang mag-aapply ba ay mga anak mo? Kung sila ang kukuhanan mo ng passport, yes kailangan nandun sila. Pero bilang minor sila at Solo parent ka, hindi niyo na kailangan ng appointment. Pwede na kayong dumirecho sa DFA at papadaanin kayo sa Priority Lane.

      Kung ikaw lang ang mag a-apply, hindi na kailangang kasama ang mga anak mo. Dapat lang valid ang Solo Parent ID mo (updated) para magamit mo ang priority lane.


  12. Hello po! May tanong lang po ako, pano po kya kpag ung Name ng Mother ko sa Birth Certificate ko ay iba? Eh kukuha po ako ng Passport, ano po kya ang ilalagay ko sa Application Form na name ng mother ko? Magkakaroon po kya ng problema un kng ang ilalagay ko ay ung Name nya tlaga? Slamat po ng mrami.

    1. Hi Mark,

      Kung of legal age ka na, hindi na hihingin ng DFA ang birth certificate ng parents mo. Kung anong information ang nakalagay sa birth certificate mo, yun na ang susundin ng DFA. Kung wala namang problem sa name mo, tatanggapin nila yan. HIndi naman kailangan sa passport ang name ng parents.


      1. Dba po sa application form ng Passport ilalagay dn dun ung name ng Mother? So ang ilalagay ko nlang po dun is ung Name niya na nkalagay sa Birth Certificate ko? Magkaiba po kci name niya dun sa Birth certificate ko and sa totoong name niya tlaga. Eh iniisip ko po kci bka pag chinecheck na ng DFA personnel ung application ko bka makita niya na iba ung nilagay ko sa form na name ng mother ko dun sa name na nka indicate sa Birth Certificate ko.

  13. Good day po. Pano po kung mali ang spelling ng 1st and middle name sa birth certificate kaysa sa mga id’s. Tumatanggap ba ng affidavit of discrepancy ang dfa? Sobrang isang taon na kasi inaayos ang bc ko sa munisipyo pero d p rin naayos. Salamat

    1. Hi Joie,

      Hindi tumatatanggap ng affidavit of discrepancy ang DFA (or any affidavit for that matter). Kailangan corrected copy ng bc ang dala mo upon passport application. This is because, kung ano ang nakasulat sa bc mo is the same names na isusulat sa passport mo. Kaya importanteng correct lahat ng info sa bc mo.


  14. Hello po,

    Pwede na po ba ang Affidavit of Discrepancy in Name kung ang birth certificate ko at baptismal certificate ang pangalan na nakalagay is “Susana” pero sa lahat ng documents ko at school records ay “Susan”. Dati na po ako may passport pero matagal na, 1985 pa po pero di ko maintindihan bakit nakalusot gayong BC din naman ang requirement nuon.

    Thanks po.

  15. Good day po tatanong ko lang po sana kasi po yung birth certificate ko po pinoprocess pa po sa psa kasi pinapalitan yung gender because male yung gender na nakalagay sa birth certificate ko gagawin female kasi po mag oojt po ako sa US ehh until now di pa po naaayos yung birth certificate ko kailangang kailangan ko na po talaga yung passport so sabi po sa Local Civil Registry Office po ng municipal namin try ko pong gamitin yung binigay na paper nila sa akin yung publication na may nakalagay na “male to female” possible po bang magkaroon ako ng passport kahit di pa po ayos yunh birth certificate ko but ipepresent ko na lang po yunh publication tsaka mga IDs na nagpapatunay na female ko ako. Pwede po ba yun tatanggapin po ba nila?? Thanks po

  16. inquire ko lang po …im applying for renewal passport ..pero nung ng request po ako ng marriage cert and birth cert galing s NSO my problem po sa first name ko instead jennet nging jenneth s marriage cert ko…posible po ba na ma approve ako para passport .ty

  17. Good day po Admin

    Ask ko lng po how true the new regulation in renewing passport, kelangan n daw ba dalahin ang B. C.? Kung totoo man ito, malaki ho ang magiging problema pag sapit ng renewal ng passport ko nxt year, mag expire ksi passport ko sept.2018, ang problema ho ksi negative ho ung B.C. ko s PSA. Ganito po un, 20 years ago nag apply po kmi ng correction of name, at nagkaroon npo ng decission un korte pabor po skin, ang problema po hindi npo mhagilap ng local court ung original document kpo kya ang local court po ay nag bigay ng certification n hindi n m locate ung file ko at e2 po ay n transmit thru lcr-local to PSA, ngaun po gusto ng PSA n humingi ng panibagong certification ngunit ang local court po samin ayaw npo mag bigay? ano po ba pwede ko gawin?

      1. Nag open po ang DFA ng Local Passporting dun s amin 2004 po un at ung hawak ko n duplicate copy na court decision about s correction of name ko po, pina certify lng po s lcr dun samin kya nabigyan po ako ng passport. Ang RTC Branch 14 po dun samin ayaw npo mag bigay ng certification of authenticity of record, ksi po nka pag issue npo sila ng certification dati pa stating n ung aking record ay cannot be found, ang hirap ho ksi mag explain sa kanila bilang private individual…Ang nagyayari po ksi, wlang official n communication n natanggap ang RTC Branch 14 na galing ng PSA requesting for re-issuance of authenticity of my record (ako npo ang nag explain sa knila) hindi po ata sila ang uusap-usap…

      2. Hi Josefino,

        Kumuha ka ng kopya ng Birth Certificate sa PSA office. Ang makukuha mong kopya ay dapat may annotation na ng correction na pinagawa mo before.

        Kung ito ang first corrected copy na ire-request mo, kailangang sa PSA head office ka mag request. Pumunta ka sa building 2.

        Wala ka na bang kopya nung court order? Kung meron pa, dalhin mo at ipresent mo din sa PSA.


  18. Good day Sir! I-apply po sana namin ng passport ung father ko pero nung pagkakuha po namin ng birth certificate nya, misspelled po ung surname nya. Ex: Verzosa po ang nakalagay instead na Versoza. Lahat po ng ID’s nya, Versoza po ang nakalagay. Paano po ang pwedeng gawin? Pwede po ba na apply for passport using Versoza then pakita na lang po nung Affidavit of Discrepancy po na nababasa ko dito? Thank you po!

  19. Goodeve po. Ang case po ng nanay ko ay nagkabalikbaliktad ang pangalan nya. Ung first name ay naging last name.ung last name naging first name.pero ung bc from munisipyo ay correct naman po. Magpapapassport po sana siya. Iaccept kya ng dfa ang processing pag sasamahan ung nso ng affidavit? Thanks po

  20. Good day po, may discrepancy ho ang BC q kasi sa surname q po instead n “z” ay “s” ang nakalagay. Pwede ho ba yun sa DFA dahil lahat po ng docs ko pati PRC ID ay “z” ang nakalagay?

  21. Hi! Good Day po. Ask ko lang po kung pano yung case ng birth certificate ko. Yung maiden name po kasi ng mother ko is mali pero yung middle initial lang naman po ang mali. Iaaccept po kaya yun sa dfa? Or kung hindi po, ano po pwede solution? Need na need ko na po kasi ng passport at hindi na po kakayanin kung ipapayos pa LCR. 4 months po kasi ung sinabi nila para maayos. Help naman po. Thank you..

    1. Kung yung details lang naman ng mother mo ang mali sa B.C mo ok lang yun. Yun na muna ang gamitin mo para hinid na nila ma kwestiyon. Pero dapat ipa ayos mo pa din yan para kapag dumating ang panahon na i petition mo sila wala ng problem.

      1. Ang problem po kasi is ung nalagay ko sa application form ko is yung tama. Di ko na po maedit kasi nainput na online. Pano po kaya yun? May affidavit of discrepancy na po pero ako. Would that suffice?

  22. Hello! Sir ask ko lang po kung pwede bang palitan yung surname ko kasi nung kumuha ako ng passport eh walang enye yung B.C ko kaya nagpa- affidavit ako for discrepancy. Tapos ngayon naayos ko na BC ko sa PSA. Thanks!

  23. Hi! Question po.. what if ang mali po is ung name ng mother ko sa birth certificate ko? someone told me the Affidavit will also do for that kind of situation.. totoo po ba? Thanks!

    1. Hindi naman malaking issue kung name ng mother mo ang mali actually pwede mo ngan sundin na lang muna kung ano ang nakalagay na spelling ng name ng mother mo sa B.C mo eh para wala ng question. Pero dapat mo pa ding ipa correct yun lalo na kung may balak kang i petition sila.

  24. Hi, Master! Good day! I’m planning to get my father a passport so my siblings and I can bring him to other countries for a vacation. Unfortunately, may discrepancies sa kanyang mga documents. His name in birth certificate ay Zacarias and then sa lahat ng documents (like senior citizen card and driving license) niya ay Nelson. San po muna ako magsisimula asikasuhin ang pagkuha ng requirements? Please advise. Thanks

  25. Good day po! 🙂
    I’m a college student po and first time kukuha ng passport, gusto ko lang po sana itanong kung ano pong mga requirements ang kinukuha nila? Tyaka my Mom told me na yung pinsan ko pong kumuha ng passport these past few months po ay NSO pinasa instead of PSA, would it be okay po if I do the same thing? Hassle po kasi sa budget ko kung kukuha po ako ng bago. Haha. Salamat po. 🙂

    1. Well pwede mo naman i try yung NSO pa na logo pero kung i require ka na dapat PSA logo na yung nasa B.C mo sundin mo yun. Aside sa B.C mo yung mga I.D’s na meron ka and document with your full details dalhin mo na din.

  26. Hi Master, may question po ako. Yung relative ko sa birth certificate na-interchange ang pagkasulat ng middle name sa last name. At wala pong naka-lagay na Jr. Pwde po ba itong case ng error in encoding and i-apply lang sa PSA na wala ng kelangan na court order? Pero pinanganak po siya sa abroad with a Filipina mother and a foreigner father. Thanks in advance po. God bless!

  27. Master, good day. Pano po kaya sa case ng mother ko. Ever since she was using Jocelyn as her first name dahil eto ung alam din ng mga magulang nya. But when my father died, kelangan ng birth certificate nya, at dun lang namin nalaman na Josielyn pala ang nakaregister. Nagpa affidavit kami ng same person lang ung josielyn at jocelyn. Ngayon naman, kelangan ko sya iapply ng passport and para makuha ko sya dito sa ibang bansa. Kaso halo halo na mga id’s nya as jocelyn and josielyn. and sa birth certificate ko, jocelyn ang nakasulat. Pano po kaya ito? Thank you in advance and more power Master. God bless.

  28. Good day po! My annulment is finished already, just waiting for the annotation from PSA. 1.) Will that make my two kids (ages 14&13) illegitimate?2.) If so po, kailangan ba sila iregister ulet for a new birth certificate using my maiden surname? 3.) Can I still ask their father for financial support kahit annulled at iba na surname ng mga bata? Pls enlighten me in this matter. Thanks.

    1. Hi Fe,

      May dalawang klase ng annulment:

      a. Declaration of Nullity of Marriage where the marriage is believed to be null and void from the beginning.

      b. Annulment of Marriage is filed for valid marriages (marriage is considered valid until voided).

      Kung ang annulment ninyo ay “declaration of nullity”, o ibig sabihin ay mula sa umpisa ay “void” ang inyong kasal, lalabas na “illegitimate” ang inyong mga anak.

      Kung ang annulment niyo naman ay iyong pangalawa, ibig sabihin ay valid ang inyong kasal sa umpisa ngunit nagkaroon ng mga findings para ma-invalidate ito, hindi apektado ang legitimacy ng inyong mga anak. Mananatili silang legitimate sa batas.

      Hindi mo na kailangang kumuha ng bagong birth certificate in case na lalabas na illegitimate ang inyong mga anak. Maari mo na itong i-consult sa lawyer mo kung ano ang tamang gawin or kung kailangan pang may ma-apply na changes sa birth certificate ng mga anak mo.

      Kasama sa annulment proceeding ang discussion sa child support; kung hindi ito na-cover, tanungin mo ang iyong lawyer kung papano niyo ito ma-establish.


  29. Hi, yung boyfriend ko po kasi eversince pagkabata niya he was using his father’s surename. Although his parents were not married, he is acknowledged by his father. Back in 2012 kumuha siya nang passport sa mobile dfa sa biñan. He gave his original NSO birth certificate wherein his family name is from his father. Ngayon he is about to renew his passport and he ordered a new birth certificate from NSO, and much to his surprise, when it was delivered to him, his mother’s family name was used instead… What can we do? He said thet he wants to use his mother’s family name na lang kasi even sa local registry yun yung nakalagay and madaming hassle if we pursue in using his father’s surename. Please help us. Thank you.

    1. Well pwede naman nya gamitin na lang yun. Much better kapag nag set siya ng appointment sa DFA Aseana siya kumuha ng schedule. Mas maganda din na yung i.d niya is buo ang mga middle name.

  30. Salamat sa mga info Master,, talagang informative , will surely share this blog to others..Mag tanong po sana ako para sa passport application ang valid Id ko lng po kasi ay NSO birthcert at sss id yung drivers license po kasi hindi pa card type… pwede na po ba yun? thank you nakapag pasched na rin ako online sa DFA.

  31. What about “Maria Victoria” in birth certificate vs. “Ma. Victoria” for all IDs and clearances?

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in: Logo

You are commenting using your account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: